Ten pocit možná důvěrně znáte: už zase se blíží termín dokončení projektu a vy svádíte zoufalý boj s časem, abyste stihli dokončit všechny úkoly. Hodily by se vám snad „zaručené“ tipy, jak to příště zvládnout s naprostým přehledem? Máte štěstí, protože skutečně existují osvědčené principy, které vám pomohou zdárně zvládnout projekt libovolného rozsahu. Upozorňujeme však, že projektové řízení je komplexní pojem a zahrnuje široké spektrum postupů. Z tohoto článku se dozvíte „pouze“ to základní – ale právě na tom můžete začít stavět.
Mějte také na paměti, že vedení projektů není jen o tabulkách a diagramech. Projektový management je především o správné komunikaci s týmem, pečivém plánování a dosahování cílů po jednotlivých krocích.
Konkretizujte svůj cíl
Každý projekt začíná jasnou definicí cíle. Tedy toho, čeho chcete v rámci projektu dosáhnout. Cíl by měl být konkrétní, měřitelný, dosažitelný, relevantní a časově ohraničený. Daný souhrn pravidel (tzn. SMART) vám umožní řešit pouze podstatné věci.
Rozdělte projekt na menší části
Alfou a omegou všech velkých projektů je rozporcování procesu na několik méně náročných a snadno proveditelných kroků. Jde o spolehlivý způsob, jak si udržet přehled o tom, co je třeba udělat a současně perfektní prevence před zahlcením.
Vytvořte si časový harmonogram
Plánování času je nesmírně důležité. Každý krok projektu by měl mít stanovený termín. Jedině tak se udržíte se na cestě k cíli a zajistí, že projekt bude dokončen včas. Nezapomeňte si nechat prostor pro neočekávané události. Vždy se mohou vyskytnout komplikace – a právě díky rezervě se vyhnete nepříjemnostem.
S hlídáním milníků vám pomůže kvalitní CRM systém. Spoustu užitečných nástrojů pro řízení projektů nabízí například český CRM Microsoft 365 – eWay-CRM. Vyzkoušet si jej můžete dokonce i zdarma (a verzi FREE používat bezplatně po neomezenou dobu).
Definujte zdroje
Bez zdrojů se neobejde žádný projekt a na vás je, abyste si předem co nejpřesněji vymezili, kolik jich budete potřebovat. Může se jednat o lidské, finanční a samozřejmě materiální zdroje. Kromě toho se zamyslete i nad tím, kolik času budete potřebovat, abyste je zajistili v adekvátním počtu.
Naučte se delegovat úkoly
Patříte k lidem, kteří si raději většinu věcí vyřeší sami? Taková vlastnost je u projektového manažera nežádoucí. Naopak se budete muset naučit delegovat a spoléhat se na ostatní. Pokud máte k dispozici tým, delegujte úkoly na jednotlivé členy. Jinak vám nezbude čas na záležitosti, které skutečně leží na vašich bedrech.
Správně komunikujte
V úvodu zaznělo, že mezi hlavní pilíře řízení projektů patří komunikace. Pravidelně komunikujte se všemi zúčastněnými stranami projektu a informujte je o průběhu. Nejde tedy pouze o váš tým, ale také o vedení, klienty či zadavatele projektu. Zajistíte tím, že nebude docházet k nesrovnalostem v důsledku asynchronního jednání.
Budete-li dodržovat výše uvedená pravidla a současně přijmete fakt, že některé dílčí části projektu nemusí vyjít podle plánu, šance na úspěšné dokončení výrazně vzroste.
