Na jedné straně mi přinesou peníze. Na té druhé ale stojí čas a navíc si musím dávat pozor, abych v nich neudělal žádnou chybu. Ano, i tak se někteří podnikatelé dívají na faktury. Ve skutečnosti je zvládnete vystavit i za 30 sekund. A zcela správně i bez neustálého kontrolování. Pomůžou vám totiž online fakturační služby.
S fakturami si tak snadno poradí i začínající podnikatelé, pro které je tvorba těchto dokladů stresující záležitostí. A celý proces se promění v rutinu.
Údaje doplníte automaticky
Pokud vystavujete (nebo jste někdy vystavovali) faktury ve Wordu, víte, že si musíte dobře kontrolovat řadu údajů. Abyste se nepřepsali v:
- ceně,
- dodaných službách,
- čísle faktury,
- variabilním symbolu,
- IČ odběratele
- nebo například v jeho adrese.
Taková kontrola chvíli trvá, a navíc je docela únavná. Zvlášť, když vystavujete několik faktur za sebou.
S online fakturační službou na podobné starosti zapomenete. Díky propojení s různými databázemi (například ARES) totiž automaticky doplní potřebné údaje o vás i o klientovi. Stačí jen vyplnit jeho IČ.
Pak už vám zbývá jen zadat:
- zboží nebo služby, které má klient zaplatit;
- jejich cenu (pokud si vytvoříte ceník, software ji doplní automaticky)
- a počet jednotek (například kusů nebo odpracovaných hodin).
Fakturační program vše sečte a doplní výslednou cenu nebo třeba dopočítá DPH.
Vše tak zvládnete za půl minuty a nemusíte se bát chyb.
Připravíte různé doklady
Stejně si zjednodušíte i přípravu dalších dokladů. Například:
- zálohových faktur,
- dobropisů
- nebo cenových nabídek.
A protože u každého dokladu strávíte místo 5 minut jen několik sekund, ušetříte každý měsíc spoustu času, který můžete věnovat rozvoji svého podnikání.
Dáte fakturám profesionální vzhled
Možná to vypadá jako detail, ale velmi důležitý je také vzhled faktur. Když ji načmáráte rukou na papír, klienti o vás příliš vysoké mínění mít nebudou.
Když ale bude vypadat přehledně a profesionálně, budete i vy působit mnohem profesionálněji.
Online fakturační služby vám přitom umožní vybrat si z různých vzorů. Nejen, že si je vyladíte do firemních barev, ale vložíte do nich také:
- své logo,
- podpis,
- poděkování zákazníkovi
- nebo například QR kód pro rychlou platbu (fakturační program ho rovnou vygeneruje)
Fakturu vystavíte kdykoliv potřebujete
Velkým plusem je také fakt, že můžete fakturovat prakticky odkudkoliv. Stačí vám jen chytrý mobilní telefon a připojení k internetu.
Pak už se jen přihlásíte k fakturační službě a zadáte potřebné údaje. Klient tak může mít fakturu dřív, než dopije kávu.
Službu propojíte s ostatními programy
Už jsme zmínili, že fakturační programy bývají napojené na různé databáze. Můžete je ale propojit i s dalšími službami. Nabízejí mimo jiné párování s:
- internetovým bankovnictvím, díky kterému se platby spárují s vystavenými fakturami;
- e-shopem, což umožní automaticky vytvářet faktury k přijatým objednávkám;
- účetním systém, což umožní vašemu účetnímu přístup k fakturám, aniž byste je museli ručně posílat.
Vše je zdarma
Nejlepší na tom všem je, že vás to nemusí stát ani korunu. Většina služeb totiž nabízí základní bezplatný balíček, díky kterému můžete tvořit faktury online zdarma.
Pokud vám základní služby nestačí a potřebujete víc funkcí, vyberete si z několika zpoplatněných tarifů. Stačí jen zvolit takový, který vám vyhovuje.
titulní foto : Pexels