Přechod na elektronickou archivaci dokumentů málokdy začíná tím, že firma digitalizuje vše najednou. Pragmatický přístup velí začít tam, kde digitalizace přinese největší a nejrychlejší přínos. Kde to bolí nejvíc, kde se dokumenty hledají nejdéle a kde je riziko jejich ztráty nebo neaktuálnosti největší. V tomto článku vám ukážeme, o které typy dokumentů jde.
Které dokumenty firmy digitalizují nejdříve?
K elektronické archivaci a digitalizaci přistoupíte většinou z provozních důvodů, proto je třeba dívat se tam, kde papírová dokumentace způsobuje největší zdržení a bezpečnostní problémy. Jsou to především:
- účetní doklady,
- smlouvy,
- personální dokumentace,
- technické výkresy a projektová dokumentace,
- dokumenty kvality a souladu s předpisy.
Pojďme si rozebrat, proč zrovna ony stojí na začátku fronty.
Účetní doklady: každodenní potřeba i zákonná povinnost
Faktury, výdajové doklady a bankovní výpisy patří mezi dokumenty, s nimiž firmy pracují každý den. Zároveň podléhají zákonné lhůtě uchovávání 5–10 let. V papírové podobě to znamená desítky šanonů, které zabírají místo a při každé daňové kontrole se bojíte, aby se všechny našly.
Elektronická archivace účetních dokladů přináší okamžité výsledky: doklad dohledáte během chvilky, sdílíte ho s auditorem nebo účetním bez fyzického předávání a máte jistotu, že je uložen bezpečně a v souladu s legislativou. Pro většinu firem je to nejsilnější argument pro zahájení digitalizace.
Smlouvy: bezpečnost, přehled a dostupnost
Smlouvy jsou dokumenty s vysokou hodnotou, které existují v různých verzích, podléhají revizím a často se k nim vrací různá oddělení – obchodní, právní i finanční. Papírová smlouva uložená v šuplíku sekretářky nebo finančního ředitele je prakticky nedostupná, pokud tento člověk není v práci.
Archivace dokumentů smluvního typu v elektronickém systému umožňuje nastavit upozornění na blížící se termíny (prodloužení smlouvy, vypršení platnosti) a zajistit, že k nim mají přístup jen oprávněné osoby. To výrazně snižuje riziko přehlédnutého termínu nebo neoprávněného úniku informací.
Personální dokumentace: citlivá data vyžadují zvýšenou ochranu
Pracovní smlouvy, mzdové výměry, evidenční listy důchodového pojištění – personální dokumentace podléhá přísným pravidlům GDPR i zákonným lhůtám uchovávání, které se pohybují od 10 do 30 let. Papírové uložení citlivých osobních údajů znamená bezpečnostní riziko, které firmy při přechodu na elektronické systémy řeší jako prioritu.
Správa dokumentů v HR oblasti navíc zrychluje každodenní agendu. Nástup zaměstnance, změna pracovní pozice nebo odchod z firmy se administrují rychleji, pokud jsou všechny relevantní dokumenty dostupné digitálně na jednom místě.
Technické výkresy a projektová dokumentace: elektronická archivace různých formátů s Copy General
Ve stavebnictví, výrobě nebo projekčních firmách tvoří technické výkresy páteř dokumentace. Originály jsou tištěné ve velkých formátech, existují ve více verzích a musí být dostupné celému projektovému týmu včetně externích dodavatelů. Fyzické přenášení výkresů mezi pobočkami nebo na staveniště je pomalé a riskantní.
Elektronická archivace dokumentů technického charakteru umožňuje pracovat s aktuální verzí výkresu odkudkoli, sdílet ji s externími partnery bez rizika ztráty a verzovat jednotlivé revize tak, aby bylo vždy jasné, co je aktuální a co historické.
Digitalizací archivu stavební výkresové dokumentace nedávno prošla například společnost PRAKAB PRAŽSKÁ KABELOVNA fungující od roku 1921. Za dobu své existence nashromáždila velké množství technických výkresů narýsovaných na křehkých pauzovacích papírech různých formátů (převážně A1 a A2).
„Díky spolupráci s firmou Copy General máme nyní stavební a strojírenské výkresy lehce přístupné. Možnost vyhledávat nejen podle názvů, ale i podle metadat jednotlivých výkresů nám velmi ulehčila, a především zrychlila práci s projektovou dokumentací. Zároveň jsme tím získali digitální zálohu k papírovým archivům s intuitivním ovládáním,“ popisuje tuto zkušenost Lukáš Keyř, Operations Project Manager firmy.
Dokumenty kvality a compliance: rychlý přístup při auditech a certifikacích
Certifikáty ISO, interní směrnice, auditní zprávy a podobné dokumenty musí být kdykoli okamžitě k dispozici. Certifikační orgán, auditor nebo kontrola dodavatelského řetězce vyžaduje doložení aktuální dokumentace na počkání a často bez možnosti odkladu.
Tyto dokumenty se průběžně mění – aktualizované směrnice, obnovené certifikáty, nové auditní zprávy – to všechno v papírové podobě nebo v nějakém skenu uloženém bez systému. Snadno tak vznikne situace, kdy auditorovi předložíte zastaralou verzi a zpochybníte celý dokument. Elektronická archivace tento problém řeší tak, že systém uchovává historii verzí, aktuální dokument je vždy jasně označen a přístup k němu má každý, kdo ho při auditu potřebuje, bez ohledu na to, kde se fyzicky nachází.
Jak při elektronické archivaci postupovat?
Úspěšný přechod na archivaci dokumentů v elektronické podobě se neobejde bez přípravy. Ideální je při digitalizaci postupovat takto:
- Analýza: Zmapování stávajícího archivu, identifikace prioritních dokumentů a definice struktury pro digitální uložení. Bez tohoto kroku vzniká digitální chaos.
- Nastavení systému: Volba pojmenovávací konvence, metadatová struktura, přístupová práva – pravidla musí být jasná ještě před prvním skenem.
- Skenování: Buď svépomocí (vy sami), nebo jej provede specializovaná firma na základě předchozích kroků s kontrolou kvality každého dokumentu.
Firmy, které elektronickou archivaci zavedly správně, hlásí shodné zkušenosti: výrazně kratší čas hledání dokumentů, nižší riziko při auditech a kontrolách, lepší spolupráci napříč odděleními a úsporu fyzického prostoru. Chybou ale je začít bez struktury skenovat vše, co je po ruce, bez pojmenování a logického třídění. Výsledek je pak jen digitální verze původního chaosu.
Titulní foto : Zdroj: Unsplash